மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது..!

கபாலி ஜெயில்ல இருந்தான். அவங்கப்பா அவனுக்கு கிராமத்துலேந்து லெட்டர் போட்டிருந்தாரு.

“அன்புள்ள கபாலி..
நீ இல்லாம ரொம்ப கஷ்டமா இருக்குடா.. கைல பணம் கம்மியாதான் இருக்கு.. நீ எப்ப வருவேன்னும் தெரியலை.. நம்ம நிலத்துல உருளைக்கிழங்கு பயிர் பண்ணலாம்னு பாத்தா, நிலத்துல குழி தோண்ட ஆளே கிடைக்கலை.. அப்படியே கிடைச்சாலும் நிறைய கூலி கேக்கறாங்க.. நானே தோண்டிடலாம்னு பாத்தா எனக்கு உடம்புக்கு முடியலை.. என்ன பண்றதுன்னே தெரியலை..
அன்புடன்,
கோயிந்தன்”

கபாலி பதில் லெட்டர் போட்டான்.

“அன்புள்ள அப்பா..
பணம் இல்லையேன்னு கவலைப்படாத.. நான் சீக்கிரமே வந்துடுவேன்.. மடத்தனமா நம்ம நிலத்துல குழி எதுவும் தோண்டிடாத.. நான் திருடின நகையை எல்லாம் நம்ம நிலத்துல தான் ஆழமா புதைச்சு வெச்சிருக்கேன்.. நான் வந்ததும் அதை எடுத்துடலாம்.. இதை யார்கிட்டயும் சொல்லிடாத.
அன்புடன்,
உன் மவன் கபாலி “

அதுக்கு அடுத்த வாரம் கபாலிக்கு அவங்கப்பா எழுதின லெட்டர் கிடைச்சது.

” அன்புள்ள கபாலி..
நான் Buy Levitra போட்ட லெட்டருக்கு நீ பதிலே போடல.. பரவால்ல.. இங்க ஒரு பெரிய ஆச்சர்யம் நடந்துபோச்சுடா.. ரெண்டு நாளைக்கு முன்னாடி நான் நம்ம வயல்ல கஷ்டப்பட்டு தோண்டிகிட்டிருந்தேன். திடீர்னு ஒரு வண்டி நிறைய போலீஸ்காரங்க வந்தாங்க.. நம்ம நிலம் பூரா தோண்டினாங்க.. எதுக்குன்னு கேட்டதுக்கு பதிலே சொல்லலை.. எதையோ தேடினாங்க போலருக்கு.. அப்பறம் சாயங்காலம் கோவமா எல்லாரும் கிளம்பி போயிட்டாங்க.. இப்ப நம்ம வயல்ல உருளைக்கிழங்கு போட்டிருக்கேன்..
அன்புடன்,
கோயிந்தன் “

தான் அனுப்பற லெட்டர்களை போலீஸ்காரங்க படிச்ச பிறகு தான் அனுப்புவாங்கன்னு கபாலிக்கு தெரியாதா என்ன..?!

சமீபத்தில் எனக்கு மின்னஞ்சலில் வந்த கதை இது.

கடிதத்தில் எழுதிய சில வார்த்தைகளால் தனக்கான காரியத்தை சாதித்துக் கொண்டான் கபாலி.

கபாலியின் கடிதத்தை விடுங்கள்.. நாம் மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது அதில் கவனம் காட்டுகிறோமா?

தற்போதைய சூழ்நிலையில் தகவல் தொடர்புக்கு, மின்னஞ்சல் என்பது தவிர்க்க இயலாத ஒன்றாகிவிட்டது.

நாம் நம் அலுவலக விஷயமாக மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது அதில் பயன்படுத்தும் வார்த்தைகளை கவனமாக தேர்ந்தெடுத்தால், அது நமக்கான பலன்களை அதிகப்படுத்தும்.

அலுவலக மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது நாம் கவனிக்க வேண்டிய சில விஷயங்கள் :

1. நாம் சொல்ல வந்த கருத்தை மின்னஞ்சல் பெறுபவர் சரியாக புரிந்து கொள்ளும்படியாக இருக்க வேண்டும். எளிமையான மொழிநடையில் எழுதுங்கள்.

நாம் எழுதுவது கட்டுரைப் போட்டிக்காகவோ, கவிதைப் போட்டிக்காகவோ அல்ல. இலக்கியத்தரமாக எழுதுகிறேன் என்று அடுத்தவருக்கு கலக்கத்தை ஏற்படுத்தி விட வேண்டாம். இது அலுவலகக் கடிதம். சொல்ல வந்த விஷயத்தை தெளிவாக, நேராக சொல்ல வேண்டியது முக்கியம்.

2. வளவளவென்று தேவையில்லாத தகவல்களை கொட்டி நிரப்பாதீர்கள். கடிதம் / மின்னஞ்சல் அனுப்பும் போது KISS-ஐ மறக்க வேண்டாம். KISS என்பது ‘Keep it Short and Simple’-ன் சுருக்கம்.

சுருக்கமாக சொல்கிறோம் என்று குறைவாக சொல்வதும் தவறு. உங்கள் மின்னஞ்சலை படித்துவிட்டு, அவர் உங்களுக்கு போன் செய்து விஷயத்தை முழுமையாக தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய கட்டாயத்துக்கு அவரை ஆளாக்க வேண்டாம். அனுப்பும் மின்னஞ்சலில் தேவையானவை அனைத்தையும் சொல்லிவிட வேண்டும்.

3. மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது அதில் ‘To’ என்பதில் பெறுபவரின் மின்னஞ்சல் முகவரியை சரியாக குறிப்பிடுவது எவ்வளவு முக்கியமோ, அதே அளவு முக்கியம் ‘Subject’ இடத்தில் நீங்கள் நிரப்பும் வாக்கியம். அந்த மின்னஞ்சல் தெரிவிக்கும் கருத்தை ஒட்டியதாக அது இருக்க வேண்டும். பொத்தாம்பொதுவாக Hi.. என்றோ, From Britto என்பது போல் உங்கள் பெயரையோ போட்டு அனுப்பாதீர்கள்.

பின்னர் என்றாவது ஒரு நாள் அந்த மின்னஞ்சல் நமக்கோ/ மின்னஞ்சலை பெற்றவருக்கோ தேவைப்பட்டால், அதை தேடி எடுப்பதற்கு ‘Subject’ வாக்கியம் பயன்படும் என்பது நினைவில் இருக்கட்டும்.

4. நீங்கள் என்ன நினைத்து எழுதுகிறீர்கள் என்பது உங்களுக்கு தெரியும். அதை மின்னஞ்சலைப் பெறுபவரும் உணர்ந்து கொள்ளும்படி எழுத வேண்டும் என்பதும் அவசியம். எனவே நீங்கள் ஹிட்ச்காக் ரேஞ்சுக்கு சஸ்பென்ஸ் எதுவும் வைக்காமல், வெளிப்படையாக சொல்ல வந்ததை சொல்லிவிடுங்கள்.

5. மின்னஞ்சலில் கிழமைகள் குறித்து குறிப்பிட்டால் கூடவே அந்த தேதியையும் ( திங்கட்கிழமை (செப்-19))குறிப்பிடுவது நல்லது.

6. கிரிக்கெட்டில் பந்து வீசும்போது மட்டுமல்ல மின்னஞ்சல் வாக்கியங்களிலும் சரியான Line and Length முக்கியம்.

சிலர் ‘மிக நீண்ட வாக்கியப் போட்டி’க்கு எழுதுவது போல எழுதுவார்கள். ஒரே ஒரு வாக்கியம் தான் எழுதியிருப்பார்கள். ஆனால் அதுவே ஒரு பத்தி (paragraph) அளவுக்கு நீளமாக இருக்கும். படித்து முடிப்பதற்குள் போதும் போதும் என்றாகிவிடும். அதைப் படிப்பவர் உங்களை திட்டிக் கொண்டே ஒருமுறைக்கு இரு முறை படிக்கும்படி செய்யாதீர்கள். நீங்கள் அவ்விதமே தொடர்ந்தால், உங்கள் மின்னஞ்சலை அவர் படிக்காமலேயே விடக்கூடிய அபாயம் இருக்கிறது.

எழுதும்போது முடிந்தவரை பெரிய வாக்கியங்களைத் தவிர்த்து, சின்ன சின்ன வாக்கியங்களாய் எழுதுங்கள்.

முதல் வாக்கியத்திலிருந்து கடைசி வாக்கியம் வரை எல்லாவற்றையும் ஒரே பத்தியாக (Paragraph)அனுப்பிவிடாதீர்கள். அதைப் பார்த்ததுமே, படிப்பவருக்கு அலுப்பு தோன்ற ஆரம்பித்துவிடும்.

அதற்கு பதிலாக, சின்ன சின்ன பத்தியாக (Paragraph) பிரித்துக் கொள்ளுங்கள். அது படிக்க எளிமையாக இருக்கும்.

ஒரு பத்தியில் 4 அல்லது 5 வாக்கியங்களுக்கு மேல் வேண்டாமே.

7. கமா, முற்றுப்புள்ளி போன்றவை முக்கியமானவை. அவற்றை தவிர்க்க வேண்டாம்.

8. மின்னஞ்சலுடன் ஏதேனும் ஃபைல் (Spread Sheet/Word Document/Pdf file) அல்லது புகைப்படம் இணைப்பதாக உங்கள் மின்னஞ்சலில் தெரிவித்திருந்தால், அதை மறக்காமல் இணைத்துவிடுங்கள்.

9. மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன் ஒருமுறை படித்துப் பாருங்கள். அதில் இன்னும் எளிமையான, புரியும்படியான வாக்கியங்களாக மாற்ற முடியும் என்றால், தயவுசெய்து செய்து விடுங்கள்.

10. நீங்கள் அனுப்பும் மின்னஞ்சல், அடுத்தவர் மனதில் உங்களைப் பற்றிய நல்ல அபிப்ராயத்தை கூட்டவோ குறைக்கவோ கூடிய சக்தி வாய்ந்தது. ஒவ்வொரு முறை மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போதும் இதை நினைவில் வைத்திருங்கள்.

ஒரு தகவலை தெளிவாக சொல்லத் தெரிவது உங்கள் தலைமைப் பண்பை மேம்படுத்தும். நீங்கள் தலைமையேற்க தயார்தானே ?
நன்றி : விகடன்.

Add Comment